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Geschäftsessen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Ein Termin mit Kunden, ein gemeinsames Mittagessen mit Geschäftspartnern oder ein Abendessen im Rahmen einer Projektbesprechung – steuerlich ist die Verbuchung solcher Bewirtungskosten jedoch mit einigen Besonderheiten verbunden.
Insbesondere die sogenannte 70/30-Regel sorgt in der Finanzbuchhaltung regelmäßig für zusätzlichen Aufwand: Ein Teil der Aufwendungen ist steuerlich abzugsfähig, ein anderer Teil nicht.
In Microsoft Dynamics 365 Business Central lässt sich diese Aufteilung über Umlagekonten automatisieren. Dadurch entfällt das manuelle Aufteilen der Buchungszeilen weitgehend.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie die 70/30-Regel funktioniert und wie Unternehmen sie in Business Central sauber abbilden können.
Was bedeutet die 70/30-Regel bei Bewirtungskosten?
Werden Geschäftspartner, Kunden oder andere externe Personen aus einem geschäftlichen Anlass bewirtet, können die angemessenen Bewirtungsaufwendungen steuerlich grundsätzlich nur teilweise als Betriebsausgabe berücksichtigt werden.
Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG gilt:
- 70 % der angemessenen Bewirtungskosten sind als Betriebsausgabe abzugsfähig.
- 30 % der Bewirtungskosten sind steuerlich nicht abzugsfähig.
Diese Aufteilung betrifft den ertragsteuerlichen Betriebsausgabenabzug.
Beispiel für die 70/30-Aufteilung
Ein Unternehmen lädt einen Geschäftspartner zum Essen ein.
Die Restaurantrechnung beträgt:
- Nettobetrag: 100,00 €
- 19 % Umsatzsteuer: 19,00 €
- Rechnungsbetrag: 119,00 €
Für die Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer werden die 100,00 € Nettoaufwand aufgeteilt:
- 70,00 € abzugsfähige Bewirtungskosten
- 30,00 € nicht abzugsfähige Bewirtungskosten
Warum ist die 70/30-Regel in der Buchhaltung aufwendig?
Ohne Automatisierung muss eine Bewirtungsrechnung häufig manuell aufgeteilt werden.
Aus einer einzelnen Rechnung entstehen dann mehrere Buchungsbestandteile:
- abzugsfähige Bewirtungskosten
- nicht abzugsfähige Bewirtungskosten
- Vorsteuer
- gegebenenfalls Kostenstellen oder weitere Dimensionen
Bei wenigen Belegen ist dieser Aufwand überschaubar. Werden jedoch regelmäßig Reisekosten und Bewirtungsbelege verarbeitet, entstehen schnell viele manuelle Buchungsschritte.
Typische Fehler sind beispielsweise:
- die 70/30-Aufteilung wird vergessen
- der komplette Betrag wird auf das abzugsfähige Bewirtungskonto gebucht
- falsche Konten werden verwendet
- Dimensionen werden nicht korrekt übertragen
- die Vorsteuer wird falsch behandelt
Bewirtungskosten mit Umlagekonten in Business Central automatisieren
In Microsoft Dynamics 365 Business Central stehen Umlagekonten zur Verfügung.
Ein Umlagekonto enthält eine zuvor definierte Verteilungsregel. Beim Buchen kann Business Central einen Betrag dadurch automatisch auf mehrere Sachkonten verteilen.
Für Bewirtungskosten kann beispielsweise folgende Regel hinterlegt werden:
| Anteil | Buchung |
|---|---|
| 70 % | abzugsfähige Bewirtungskosten |
| 30 % | nicht abzugsfähige Bewirtungskosten |
Die Aufteilung muss damit nicht für jeden einzelnen Beleg erneut manuell berechnet werden.
So wird das 70/30-Umlagekonto eingerichtet
Für die Einrichtung wird in Business Central zunächst ein neues Umlagekonto erstellt.
Über die globale Suche mit Alt + Q kann nach „Umlagekonten" gesucht werden.
Für die 70/30-Regel könnte beispielsweise folgendes Umlagekonto eingerichtet werden:
| Feld | Wert |
|---|---|
| Nummer | 70/30 SPLIT |
| Name | Bewirtung 70/30 |
| Kontoart | Fest |
| Belegzeilenaufteilung | Aufteilungsbetrag |
Anschließend wird die feste Kontoverteilung hinterlegt.
Eine mögliche Konfiguration ist:
| Ziel | Anteil |
|---|---|
| Vom übergeordneten Element erben | 70 |
| Sachkonto „Bewirtungskosten nicht abzugsfähig" | 30 |
Der Vorteil der Option „Vom übergeordneten Element erben" besteht darin, dass das ursprüngliche Aufwandskonto nicht fest im Umlagekonto hinterlegt werden muss.
Die 70/30-Regel direkt im Fibu-Buchblatt anwenden
Damit das Umlagekonto verwendet werden kann, muss im Fibu-Buchblatt das Feld „Umlagekonto-Nr." eingeblendet werden.
Dies erfolgt über die Personalisierung der Seite.
Anschließend kann bei der entsprechenden Buchungszeile beispielsweise das Umlagekonto 70/30 SPLIT ausgewählt werden.
Vor dem endgültigen Buchen empfehlen wir, immer die Buchungsvorschau zu verwenden.
Dort lässt sich kontrollieren:
- Wurden 70 % und 30 % korrekt verteilt?
- Sind die richtigen Sachkonten hinterlegt?
- Ist die Umsatzsteuer korrekt?
- Sind Kostenstellen und weitere Dimensionen richtig zugeordnet?
Zusammenspiel mit dem Finclair Circula Expenses Connector
Besonders interessant wird die Funktion in Verbindung mit digitalisierten Reisekostenprozessen.
Mit dem Finclair Circula Expenses Connector können Belege und Reisekosten aus Circula automatisiert nach Microsoft Dynamics 365 Business Central übertragen werden.
Die importierten Aufwendungen landen anschließend im entsprechenden Fibu-Buchblatt und können dort geprüft und gebucht werden.
Für Bewirtungskosten lässt sich das Umlagekonto direkt in der entsprechenden Buchungszeile auswählen.
Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess:
Beleg erfassen → Beleg prüfen → nach Business Central übertragen → 70/30-Regel anwenden → Buchung kontrollieren → buchen
Die Belegverknüpfung zum ursprünglichen Circula-Beleg bleibt dabei auch nach der Aufteilung erhalten.
Noch mehr Automatisierung bei Bewirtungskosten
Aktuell muss das Umlagekonto in der Business-Central-Standardfunktion grundsätzlich noch auf der jeweiligen Buchungszeile ausgewählt werden.
Eine feste Zuordnung eines Umlagekontos zu einem bestimmten Sachkonto ist derzeit nicht vorgesehen.
Für den Finclair Circula Expenses Connector prüfen wir deshalb eine weitere Automatisierung.
Zukünftig könnte beispielsweise anhand des aus Circula kommenden Aufwandskontos automatisch erkannt werden: Dieses Sachkonto benötigt die 70/30-Aufteilung.
Das entsprechende Umlagekonto könnte dann automatisch an die Buchungszeile übergeben werden.
Damit würde auch der letzte manuelle Schritt entfallen.
Vorteile der automatisierten 70/30-Buchung
Die Verwendung von Umlagekonten bringt insbesondere bei regelmäßig auftretenden Bewirtungsbelegen einige Vorteile.
- Weniger manuelle Buchungen
- Die Aufteilung muss nicht für jeden Beleg erneut berechnet und manuell erfasst werden.
- Einheitliche Buchungslogik
- Alle Bewirtungsbelege werden nach demselben festgelegten Schema verarbeitet.
- Weniger Fehler
- Die Gefahr, die 30 % nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten zu vergessen, wird deutlich reduziert.
- Bessere Nachvollziehbarkeit
- Die Aufteilung ist innerhalb von Business Central transparent und kann über die Buchungsvorschau kontrolliert werden.
- Standard statt Sonderentwicklung
- Die grundlegende Funktion der Umlagekonten ist Bestandteil von Microsoft Dynamics 365 Business Central.
- Integration in digitale Reisekostenprozesse
- In Kombination mit Circula und dem Finclair Circula Expenses Connector lässt sich der Prozess vom Beleg bis zur Finanzbuchhaltung weitgehend digital abbilden.
Fazit: 70/30-Bewirtungskosten müssen kein manueller Prozess sein
Die steuerliche 70/30-Regel für Bewirtungskosten ist grundsätzlich einfach – in der täglichen Buchhaltung verursacht sie dennoch regelmäßig zusätzliche Arbeit.
Mit den Umlagekonten in Microsoft Dynamics 365 Business Central lässt sich diese Aufteilung standardisieren und weitgehend automatisieren.
Statt jeden Bewirtungsbeleg manuell auf zwei Sachkonten aufzuteilen, wird die Verteilungslogik einmal definiert und anschließend bei der Buchung angewendet.
In Kombination mit dem Finclair Circula Expenses Connector entsteht damit ein durchgängiger digitaler Prozess von der Reisekostenabrechnung bis zur korrekten Verbuchung in Business Central.
Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserer Dokumentation:
Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt die technische Abbildung in Microsoft Dynamics 365 Business Central und stellt keine steuerliche Beratung dar. Die konkrete steuerliche Behandlung sollte mit dem jeweiligen Steuerberater abgestimmt werden.
