- ERP-System
Ein ERP-System einzuführen bedeutet nicht nur, eine neue Software zu installieren. Es bedeutet, Prozesse, Daten und Verantwortlichkeiten neu zu ordnen und zentrale Unternehmensbereiche auf einer gemeinsamen Plattform zusammenzuführen.
Finanzbuchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Lager, Logistik, Produktion und Reporting dürfen dabei nicht isoliert betrachtet werden. Erst wenn die Abläufe vom Anfang bis zum Ende durchgängig funktionieren, entsteht der tatsächliche Nutzen eines ERP-Systems.
Für mittelständische Unternehmen ist die ERP-Einführung deshalb vor allem ein Organisations- und Transformationsprojekt. Die Software bildet die technische Grundlage – über den Projekterfolg entscheiden jedoch Prozessverständnis, Datenqualität, klare Verantwortlichkeiten und eine realistische Umsetzungsplanung.
Dieser Beitrag zeigt, wie eine ERP-Einführung abläuft, welche Kosten entstehen können, welche Rolle Microsoft Dynamics 365 Business Central dabei spielt und welche Fehler Unternehmen vermeiden sollten.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine ERP-Einführung ist in erster Linie ein Prozess- und Organisationsprojekt – kein reines IT-Projekt.
- Geschäftsprozesse sollten End-to-End betrachtet werden, statt lediglich einzelne ERP-Module einzurichten.
- Der Standard sollte konsequent genutzt werden, bevor individuelle Entwicklungen beauftragt werden.
- Datenmigration, Tests und die Einbindung der späteren Anwender sind zentrale Erfolgsfaktoren.
- Die Projektkosten hängen vor allem von Prozessumfang, Datenmigration, Gesellschaften, Schnittstellen und Anpassungen ab.
- Eine ERP-Einführung kann innerhalb weniger Monate umgesetzt werden, bei komplexen Migrationen und mehreren Gesellschaften jedoch deutlich länger dauern.
- Ein schrittweiser Rollout ist nicht automatisch die beste Lösung. Das geeignete Vorgehen hängt von den Prozessabhängigkeiten und der bestehenden Systemlandschaft ab.
Was bedeutet „ERP-System einführen“ konkret?
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System bündelt zentrale Unternehmensprozesse und stellt dafür eine gemeinsame Datenbasis bereit.
Dazu gehören beispielsweise:
- Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung
- Einkauf und Kreditorenmanagement
- Vertrieb und Debitorenmanagement
- Lager und Logistik
- Projektabwicklung
- Produktion und Service
- Zahlungsverkehr
- Reporting und Controlling
- angebundene Systeme wie Shops, Spesenmanagement oder Versandlösungen
Die Einführung umfasst daher wesentlich mehr als die technische Bereitstellung einer Software. Sie beinhaltet unter anderem die Prozessanalyse, das Lösungsdesign, die Einrichtung des Systems, die Datenmigration, die Entwicklung oder Anbindung von Schnittstellen, Tests, Schulungen und die Vorbereitung des Produktivstarts.
Microsoft Dynamics 365 Business Central verbindet Finanzmanagement, Einkauf, Vertrieb, Lager und weitere Geschäftsprozesse auf einer zentralen Plattform. Die Lösung lässt sich zudem über Apps, Schnittstellen und individuelle Extensions erweitern.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine ERP-Einführung?
Ein neues ERP-System sollte nicht eingeführt werden, nur weil die bestehende Lösung älter ist oder andere Unternehmen bereits in die Cloud wechseln. Entscheidend ist ein konkreter wirtschaftlicher oder organisatorischer Auslöser.
Typische Gründe für eine ERP-Einführung sind:
- Das Unternehmen wächst und bestehende Excel-Listen oder Insellösungen skalieren nicht mehr.
- Daten müssen mehrfach in unterschiedlichen Systemen gepflegt werden.
- Finanzbuchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Lager arbeiten mit voneinander getrennten Datenbeständen.
- Monats- und Jahresabschlüsse benötigen zu viel manuellen Aufwand.
- Aktuelle Auswertungen stehen nicht ohne zusätzliche Excel-Aufbereitung zur Verfügung.
- Ein bestehendes NAV- oder ERP-System soll modernisiert oder in die Cloud migriert werden.
- Mehrere Gesellschaften oder Standorte sollen einheitlich arbeiten.
- Neue Vertriebskanäle wie E-Commerce können nicht sauber integriert werden.
- Spesen, Zahlungsverkehr, Versand oder Dokumentenverarbeitung erzeugen Medienbrüche.
- Individuelle Anpassungen verhindern Updates oder erschweren die Weiterentwicklung des Altsystems.
Nicht jedes dieser Probleme erfordert jedoch eine vollständige Neueinführung. In manchen Fällen ist es wirtschaftlicher, das bestehende Business-Central-System zu optimieren, Prozesse neu einzurichten oder fehlende Funktionen über Apps und Schnittstellen zu ergänzen.
Eine strukturierte Voranalyse sollte daher zunächst klären, ob eine Neueinführung, eine Migration oder eine gezielte Optimierung des vorhandenen Systems sinnvoll ist.
Neueinführung, Reimplementierung oder Migration?
Vor dem eigentlichen Projekt muss entschieden werden, wie der Übergang in das neue ERP-System erfolgen soll.
Neueinführung
Bei einer Neueinführung wird das ERP-System weitgehend neu aufgebaut. Stammdaten, offene Posten, Anfangsbestände und ausgewählte Bewegungsdaten werden übernommen. Historische Daten verbleiben gegebenenfalls im Altsystem oder in einem Archiv.
Dieser Ansatz bietet die Möglichkeit, alte Strukturen zu bereinigen und Prozesse konsequent neu zu gestalten.
Reimplementierung
Bei einer Reimplementierung wird ein bestehendes ERP-System nicht technisch eins zu eins migriert. Stattdessen wird die Zielumgebung neu eingerichtet und nur ein definierter Teil der Daten übernommen.
Das ist häufig sinnvoll, wenn die bestehende Lösung stark individualisiert wurde oder über viele Jahre gewachsene Strukturen nicht unverändert in die neue Umgebung übernommen werden sollen.
Technische Migration
Bei einer technischen Migration werden neben Stammdaten und offenen Posten auch historische Bewegungsdaten und gegebenenfalls bestehende Erweiterungen übertragen.
Welcher Migrationsweg geeignet ist, hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:
- verwendete Ausgangsversion
- Datenvolumen
- Anzahl der Gesellschaften
- vorhandene Individualentwicklungen
- eingesetzte Drittanbieter-Apps
- gewünschter Umfang der historischen Daten
- Qualität der bestehenden Datenbank
- Anforderungen an Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit
Die Entscheidung zwischen Neueinführung, Reimplementierung und Migration beeinflusst den Projektumfang erheblich. Sie sollte deshalb nicht erst während der Umsetzung getroffen werden.
Ablauf einer ERP-Einführung: Die typischen Projektphasen
Eine ERP-Einführung folgt keinem vollständig standardisierten Ablauf. Die folgenden Phasen haben sich in mittelständischen Projekten jedoch bewährt.
1. Projektziele und Verantwortlichkeiten festlegen
Bevor Prozesse aufgenommen oder Systeme ausgewählt werden, müssen die Ziele des Projekts eindeutig beschrieben sein.
Mögliche Ziele sind:
- manuelle Tätigkeiten reduzieren
- Monatsabschlüsse beschleunigen
- mehrere Gesellschaften vereinheitlichen
- Transparenz über Bestände und Aufträge schaffen
- ein Altsystem ablösen
- die Finanzorganisation skalierbarer aufstellen
- neue Vertriebskanäle integrieren
- Reporting und Controlling verbessern
Neben den Zielen benötigt das Projekt klare Verantwortlichkeiten. Auf Kundenseite sollte es eine Projektleitung mit ausreichender Entscheidungsbefugnis geben. Zusätzlich werden Key User aus den betroffenen Fachbereichen benötigt.
Ungeklärte Entscheidungen dürfen nicht über Wochen zwischen Projektteam und Geschäftsleitung pendeln. Fehlende Entscheidungswege gehören zu den häufigsten Ursachen für Verzögerungen.
2. Prozesse End-to-End analysieren
Bei einer ERP-Einführung reicht es nicht aus, nacheinander die Module Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf und Lager zu besprechen.
Entscheidend sind die bereichsübergreifenden Abläufe, beispielsweise:
- von der Bedarfsmeldung über Bestellung und Wareneingang bis zur Eingangsrechnung und Zahlung
- vom Verkaufsangebot über Auftrag und Lieferung bis zur Ausgangsrechnung und zum Zahlungseingang
- von der Buchung über Kontenabstimmung und Periodenabschluss bis zum Finanzbericht
- von der Spesenerfassung über Freigabe und Kontierung bis zur Buchung und Auszahlung
- vom Auftrag im Shopsystem über die Warenbewegung bis zur Finanzbuchhaltung
Genau an den Übergängen zwischen Abteilungen und Systemen entstehen häufig Medienbrüche, doppelte Datenerfassungen und unklare Verantwortlichkeiten.
Der prozessorientierte Ansatz von Finclair betrachtet deshalb nicht nur einzelne Funktionen, sondern den vollständigen Daten- und Wertefluss durch das Unternehmen.
3. Sollprozesse und Lösungsdesign entwickeln
Auf Basis der Ist-Analyse werden die zukünftigen Prozesse definiert.
Dabei sollte für jede Anforderung geprüft werden:
- Kann der Business-Central-Standard die Anforderung abbilden?
- Kann der Prozess organisatorisch vereinfacht oder standardisiert werden?
- Gibt es eine geeignete App oder etablierte Branchenlösung?
- Ist eine individuelle Entwicklung tatsächlich erforderlich?
Der Grundsatz sollte lauten: Standardisieren, bevor individualisiert wird.
Zu viele individuelle Entwicklungen erhöhen nicht nur die Einführungskosten. Sie erschweren auch Tests, Updates und den späteren Betrieb.
Das Lösungsdesign sollte außerdem alle relevanten Schnittstellen berücksichtigen. Dazu können unter anderem Spesenmanagement, E-Commerce, Banken, Versanddienstleister, Dokumentenmanagement, EDI, Lohnabrechnung oder externe Reporting-Systeme gehören.
4. System einrichten und Integrationen umsetzen
In dieser Phase wird Microsoft Dynamics 365 Business Central entsprechend dem abgestimmten Lösungsdesign eingerichtet.
Dazu gehören beispielsweise:
- Mandanten und Gesellschaften
- Kontenpläne und Buchungsmatrizen
- Dimensionen und Kostenstellen
- Debitoren- und Kreditorenprozesse
- Einkauf und Verkauf
- Lagerorte und Artikel
- Nummernserien
- Zahlungsverkehr
- Rollen und Berechtigungen
- Workflows und Freigaben
- Berichte und Auswertungen
- Apps und Schnittstellen
Individuelle Erweiterungen sollten möglichst als klar abgegrenzte, updatefähige Extensions umgesetzt werden. So bleibt der Business-Central-Standard sauber und spätere Releasewechsel werden besser beherrschbar.
5. Daten vorbereiten und migrieren
Die Datenmigration ist kein rein technischer Arbeitsschritt. Sie ist gleichzeitig ein fachliches Bereinigungsprojekt.
Vor der Übernahme sollten unter anderem folgende Fragen beantwortet werden:
- Welche Stammdaten werden tatsächlich noch benötigt?
- Welche Debitoren, Kreditoren und Artikel sind inaktiv?
- Sind Zahlungsbedingungen, Buchungsgruppen und Kontierungen vollständig?
- Welche offenen Posten müssen übernommen werden?
- Wie viele historische Jahre sollen verfügbar sein?
- Müssen Belege und Anhänge migriert werden?
- Gibt es Dubletten oder inkonsistente Datensätze?
- Wie werden Daten zwischen mehreren Gesellschaften harmonisiert?
Schlechte Daten werden durch ein neues ERP-System nicht automatisch besser. Werden fehlerhafte Strukturen ungeprüft übernommen, entstehen dieselben Probleme lediglich in einer moderneren Oberfläche.
Die Datenmigration sollte daher frühzeitig geplant und mehrfach getestet werden.
6. End-to-End testen und Anwender schulen
Einzelne Masken oder Funktionen zu testen reicht nicht aus. Entscheidend sind vollständige Prozessabläufe.
Ein Testszenario sollte beispielsweise nicht bei der Erstellung einer Bestellung enden. Es sollte auch Wareneingang, Eingangsrechnung, Freigabe, Buchung, Zahlung und Finanzreporting berücksichtigen.
Neben den regulären Abläufen müssen auch Sonderfälle getestet werden:
- Teilmengen und Teillieferungen
- Stornierungen und Gutschriften
- Fremdwährungen
- fehlerhafte Schnittstellendaten
- abweichende Rechnungsbeträge
- gesperrte Kunden oder Lieferanten
- Periodenwechsel
- Berechtigungsfälle
- Ausfall angebundener Systeme
Die Schulung sollte sich ebenfalls an realen Prozessen orientieren. Anwender benötigen keine allgemeine Funktionsdemonstration, sondern müssen verstehen, wie ihre täglichen Aufgaben im neuen System ausgeführt werden.
7. Cutover, Go-Live und Stabilisierung vorbereiten
Vor dem Go-Live wird in einem Cutover-Plan festgelegt, welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge durchgeführt werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- letzter Buchungszeitpunkt im Altsystem
- finale Datenübernahme
- Abstimmung der Salden und offenen Posten
- Aktivierung von Schnittstellen
- Einrichtung der produktiven Aufgabenwarteschlangen
- Prüfung der Benutzer und Berechtigungen
- Verantwortlichkeiten bei Fehlern
- Kommunikationswege während des Produktivstarts
Nach dem Go-Live folgt die Stabilisierungsphase beziehungsweise Hypercare-Phase. In diesem Zeitraum werden Rückfragen priorisiert bearbeitet, Fehler korrigiert und kleinere Prozessanpassungen umgesetzt.
Ein ERP-Projekt ist mit dem ersten produktiven Arbeitstag nicht abgeschlossen. Erst im täglichen Betrieb zeigt sich, welche Abläufe weiter optimiert werden müssen.
Schrittweise Einführung oder Big Bang?
Ein phasenweiser Rollout kann sinnvoll sein, wenn:
- Gesellschaften weitgehend unabhängig arbeiten
- einzelne Standorte nacheinander migriert werden können
- zusätzliche Module erst später benötigt werden
- Schnittstellen klar voneinander getrennt sind
- der Nutzen eines ersten Teilumfangs schnell realisiert werden kann
Ein Big-Bang-Go-Live kann dagegen sinnvoller sein, wenn:
- Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf und Lager eng miteinander verbunden sind
- eine längere Parallelführung zweier Systeme vermieden werden soll
- gemeinsame Stammdaten und Bestände benötigt werden
- Schnittstellen nicht sinnvoll auf zwei Systeme verteilt werden können
- ein klarer Stichtag, etwa ein Geschäftsjahreswechsel, genutzt wird
Nicht das gewählte Modell entscheidet über das Risiko, sondern dessen Vorbereitung. Ein schlecht geplanter phasenweiser Rollout kann ebenso problematisch sein wie ein unzureichend getesteter Big Bang.
Warum End-to-End-Prozesse über den Projekterfolg entscheiden
Viele ERP-Projekte werden noch immer nach Modulen organisiert. Zuerst wird die Finanzbuchhaltung eingerichtet, anschließend der Einkauf, danach der Vertrieb und zuletzt das Lager.
Dieses Vorgehen übersieht, dass Geschäftsprozesse nicht an Modulgrenzen enden.
Eine Eingangsrechnung hängt beispielsweise mit Bestellung, Wareneingang, Genehmigung, Kreditorenbuchhaltung, Zahlungsverkehr und Reporting zusammen. Wird nur die Buchung der Rechnung betrachtet, bleibt ein großer Teil des Prozesses unberücksichtigt.
Finclair denkt ERP-Projekte deshalb konsequent in End-to-End-Prozessen:
- Purchase to Pay: vom Bedarf bis zur Zahlung
- Order to Cash: vom Kundenauftrag bis zum Zahlungseingang
- Record to Report: von der Buchung bis zum Finanzbericht
- Expense to Reimbursement: von der Ausgabe bis zur Erstattung
- Shop to Finance: von der Onlinebestellung bis zur Buchhaltung
Dadurch werden Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten frühzeitig sichtbar. Das reduziert spätere Nacharbeiten und verhindert, dass trotz eines neuen ERP-Systems neue Insellösungen entstehen.
Warum Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Microsoft Dynamics 365 Business Central richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen und verbindet zentrale kaufmännische sowie operative Geschäftsprozesse auf einer Plattform.
Zu den wesentlichen Vorteilen gehören:
- integrierte Finanzbuchhaltung
- Einkauf, Verkauf und Lagerverwaltung
- Projekt- und Servicemanagement
- Produktionsfunktionen in der Premium-Variante
- Unterstützung mehrerer Gesellschaften
- Rollen- und Berechtigungskonzepte
- Erweiterbarkeit über Apps und Schnittstellen
- Integration in das Microsoft-Ökosystem
- regelmäßige Weiterentwicklung
- Betrieb in der Cloud oder – abhängig vom Szenario – On-Premises
Business Central kann über vorhandene Apps, individuelle Extensions und offene Schnittstellen erweitert werden. Dadurch lassen sich beispielsweise Lohnabrechnung, Shopsysteme, Spesenlösungen, Banken, Versanddienstleister oder andere vorhandene Anwendungen anbinden.
Trotzdem sollte Business Central nicht allein aufgrund der Marke oder des Funktionsumfangs ausgewählt werden. Entscheidend ist, ob das System die Prozesse, das Geschäftsmodell und die zukünftige Entwicklung des Unternehmens sinnvoll unterstützt.
ERP-Anbieter auswählen: Worauf es wirklich ankommt
Die meisten modernen ERP-Systeme können grundlegende Prozesse wie Einkauf, Verkauf, Finanzbuchhaltung und Lagerverwaltung abbilden. Unterschiede entstehen vor allem bei der Umsetzung.
Bei der Auswahl des Implementierungspartners sollten Unternehmen daher auf folgende Punkte achten.
Prozessverständnis
Versteht der Partner nur einzelne Softwarefunktionen oder kann er vollständige Geschäftsprozesse abbilden?
Finance-Kompetenz
Kann der Partner nicht nur Konten und Buchungsmatrizen einrichten, sondern auch Werteflüsse, Nebenbuchabstimmungen, Abschlüsse und Reporting fachlich beurteilen?
Migrationskompetenz
Hat der Partner Erfahrung mit NAV-, Business-Central- und anderen ERP-Migrationen? Werden Datenumfang, Historie und Erweiterungen bereits vor Projektbeginn analysiert?
Integrationsfähigkeit
Werden bestehende Systeme frühzeitig in die Architektur einbezogen oder erst nachträglich über zusätzliche Schnittstellenprojekte angebunden?
Umgang mit Individualanforderungen
Prüft der Partner zunächst Standardfunktionen und vorhandene Apps oder wird jede Abweichung unmittelbar als Individualentwicklung umgesetzt?
Projektorganisation
Gibt es klare Arbeitspakete, Verantwortlichkeiten, Entscheidungswege, Testkonzepte und einen realistischen Cutover-Plan?
Betrieb nach dem Go-Live
Kann der Partner auch Updates, Erweiterungen, Support und die kontinuierliche Prozessoptimierung begleiten?
Referenzen sind dabei hilfreich. Noch wichtiger ist jedoch, ob Vorgehensweise und Projekterfahrung zur eigenen Unternehmensgröße und Komplexität passen.
Was kostet die Einführung eines ERP-Systems?
Eine pauschale Preisangabe für eine ERP-Einführung ist kaum belastbar. Die Kosten bestehen aus mehreren Komponenten.
Lizenzkosten
Bei Cloud-ERP-Systemen entstehen in der Regel monatliche oder jährliche Lizenzkosten pro Benutzer. Die konkrete Höhe hängt von der gewählten Lizenzart, dem Funktionsumfang und den benötigten Zusatzlösungen ab.
Zusätzlich können Kosten für folgende Komponenten entstehen:
- Business-Central-Apps
- Connectoren und Schnittstellen
- Microsoft-Dienste
- Dokumentenmanagement
- Zahlungsverkehr
- Reporting-Lösungen
- Produktions- oder Branchenfunktionen
Die jeweils aktuellen Microsoft-Preise und Lizenzbedingungen sollten vor Projektbeginn geprüft werden.
Implementierungskosten
Die Projektkosten hängen insbesondere von folgenden Faktoren ab:
- Anzahl der Gesellschaften und Standorte
- Anzahl und Art der Benutzer
- benötigte Module und Prozesse
- Umfang der Datenmigration
- Anzahl der historischen Jahre
- Qualität der vorhandenen Daten
- Schnittstellen zu Drittsystemen
- notwendige Apps
- individuelle Entwicklungen
- Rollen- und Berechtigungskonzept
- Schulungsumfang
- Projektmanagement
- Test- und Cutover-Aufwand
Ein klar abgegrenztes Projekt mit wenigen Benutzern, Standardprozessen und begrenzter Datenübernahme kann im unteren fünfstelligen Bereich liegen.
Sobald mehrere Gesellschaften, umfangreiche historische Daten, Produktion, Logistik, individuelle Erweiterungen oder zahlreiche Schnittstellen hinzukommen, können die Kosten deutlich steigen und auch den sechsstelligen Bereich erreichen.
Sehr niedrige Einstiegspreise berücksichtigen häufig nicht den vollständigen Aufwand für Prozessanalyse, Datenmigration, Tests, Schulung und Produktivsetzung.
Laufende Kosten
Nach dem Go-Live fallen üblicherweise weitere Kosten an:
- ERP-Lizenzen
- App- und Connector-Lizenzen
- Support und Betreuung
- Weiterentwicklung
- Schulung neuer Mitarbeitender
- Schnittstellenüberwachung
- Tests bei Updates
- zusätzliche Speicherkapazitäten
- neue gesetzliche oder organisatorische Anforderungen
Diese Kosten sollten bereits im Business Case berücksichtigt werden.
Wie lange dauert eine ERP-Einführung?
Für mittelständische Unternehmen kann ein Zeitraum von etwa drei bis neun Monaten eine erste grobe Orientierung sein. Diese Zeitspanne ist jedoch keine belastbare Zusage.
Ein kleines, stark standardisiertes Projekt kann schneller umgesetzt werden. Ein Projekt mit mehreren Gesellschaften, umfangreicher Migration, Produktion, komplexer Logistik oder zahlreichen Schnittstellen kann zwölf Monate oder länger benötigen.
Die wichtigsten Einflussfaktoren sind:
- Verfügbarkeit der Key User
- Geschwindigkeit von Entscheidungen
- Datenqualität
- Anzahl der Schnittstellen
- Umfang der Individualentwicklungen
- Komplexität der Migration
- Dauer von Tests und Abnahmen
- gewähltes Rollout-Modell
Viele Verzögerungen entstehen nicht bei der technischen Einrichtung, sondern durch ausstehende Entscheidungen, unvollständige Daten und fehlende Testkapazitäten auf Kundenseite.
Wann rechnet sich ein ERP-Projekt?
Der Return on Investment eines ERP-Projekts entsteht selten durch eine einzelne Einsparung. Der wirtschaftliche Nutzen setzt sich aus mehreren Effekten zusammen.
Dazu gehören beispielsweise:
- weniger manuelle Datenerfassung
- geringere Fehlerquoten
- kürzere Durchlaufzeiten
- schnellere Monatsabschlüsse
- automatisierte Abstimmungen
- weniger Excel-Nebenrechnungen
- aktuelles Reporting
- bessere Steuerung von Beständen und Forderungen
- geringerer Aufwand für alte Systeme
- bessere Skalierbarkeit bei weiterem Wachstum
Statt pauschal eine Amortisation innerhalb von zwei oder drei Jahren zu verlangen, sollte ein konkreter Business Case erstellt werden.
Dabei können beispielsweise die heute benötigten Arbeitsstunden, vorhandene Systemkosten, Fehleraufwände und Durchlaufzeiten mit dem erwarteten Zielzustand verglichen werden.
Nach dem Go-Live sollte der erwartete Nutzen erneut gemessen werden. Nur so lässt sich erkennen, ob die geplanten Prozessverbesserungen tatsächlich realisiert wurden.
Vorteile und Risiken einer ERP-Einführung
Vorteile
- gemeinsame und konsistente Datenbasis
- weniger Medienbrüche
- durchgängige Geschäftsprozesse
- geringerer manueller Aufwand
- bessere Nachvollziehbarkeit von Buchungen
- schneller verfügbares Reporting
- skalierbare Strukturen für weiteres Wachstum
- klarere Verantwortlichkeiten
- bessere Integration angrenzender Systeme
Risiken
- hoher interner Zeitaufwand
- unklare oder wechselnde Anforderungen
- unzureichende Datenqualität
- zu viele Individualentwicklungen
- fehlende Akzeptanz bei den Anwendern
- unterschätzte Schnittstellen
- unzureichende Tests
- fehlende Planung für den Betrieb nach dem Go-Live
Die Risiken lassen sich nicht vollständig vermeiden. Sie können jedoch durch eine realistische Projektplanung und klare Verantwortlichkeiten deutlich reduziert werden.
Typische Fehler bei der ERP-Einführung
Die Software wird vor den Zielen ausgewählt
Ein System wird ausgewählt, bevor geklärt wurde, welche Probleme überhaupt gelöst werden sollen.
Prozesse werden nur innerhalb einzelner Abteilungen betrachtet
Dadurch bleiben Übergaben, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten zwischen den Bereichen ungeklärt.
Der bestehende Prozess wird unverändert digitalisiert
Nicht jeder historische Ablauf sollte in das neue System übernommen werden. Eine ERP-Einführung bietet die Möglichkeit, unnötige Schritte zu entfernen.
Zu früh wird individuell entwickelt
Sonderprogrammierungen werden beauftragt, bevor Standardfunktionen, organisatorische Änderungen oder verfügbare Apps geprüft wurden.
Die Datenmigration beginnt zu spät
Dubletten, fehlerhafte Stammdaten und unklare Historienanforderungen werden erst kurz vor dem Go-Live sichtbar.
Key User haben zu wenig Zeit
ERP-Projekte lassen sich nicht ausschließlich an den Implementierungspartner delegieren. Fachliche Entscheidungen und Abnahmen müssen aus dem Unternehmen kommen.
Es werden nur ideale Standardfälle getestet
Fehler entstehen häufig bei Teilmengen, Stornierungen, Abweichungen, Berechtigungen oder nicht verfügbaren Schnittstellen.
Der Cutover wird nicht geprobt
Ohne einen detaillierten Ablauf und eine Testmigration entstehen beim Produktivstart vermeidbare Überraschungen.
Der Betrieb nach dem Go-Live wird nicht geplant
Support, Weiterentwicklung, Updates und Verantwortlichkeiten werden erst diskutiert, wenn bereits Probleme auftreten.
Best Practices für ein erfolgreiches ERP-Projekt
- Ziele und erwarteten Nutzen schriftlich festhalten
- eine interne Projektleitung mit Entscheidungsbefugnis benennen
- Key User frühzeitig einbinden
- Prozesse End-to-End aufnehmen
- Standardfunktionen vor Individualentwicklungen prüfen
- Anforderungen priorisieren
- Datenbereinigung frühzeitig beginnen
- realistische Testfälle definieren
- mehrere Testmigrationen einplanen
- einen detaillierten Cutover-Plan erstellen
- Anwender prozessbezogen schulen
- eine Hypercare-Phase nach dem Go-Live vorsehen
- Weiterentwicklung und Release-Management dauerhaft organisieren
Aktuelle Entwicklungen bei ERP-Systemen
Cloud und kontinuierliche Updates
Bei Business Central Online betreibt Microsoft die technische Plattform und stellt regelmäßig Aktualisierungen bereit.
Damit entfällt zwar der klassische mehrjährige Groß-Upgradezyklus vieler Altsysteme. Unternehmen benötigen jedoch weiterhin ein professionelles Release- und Testmanagement.
Geschäftskritische Prozesse, Schnittstellen und Erweiterungen sollten vor größeren Aktualisierungen in einer Sandbox-Umgebung getestet werden.
Updatefähigkeit wird deshalb bereits während der Einführung zu einem wichtigen Architekturprinzip.
Künstliche Intelligenz und automatisierte Finance-Prozesse
Künstliche Intelligenz gewinnt auch in ERP-Systemen zunehmend an Bedeutung. Anwender können künftig stärker bei der Verarbeitung, Analyse und Automatisierung von Geschäftsvorgängen unterstützt werden.
Mögliche Einsatzbereiche sind:
- Verarbeitung von Belegen
- Erkennung von Buchungsvorschlägen
- Analyse von Finanzdaten
- Unterstützung bei Auswertungen
- Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
- Erkennung von Auffälligkeiten
- Unterstützung bei der Stammdatenpflege
Der Nutzen solcher Funktionen hängt jedoch wesentlich von strukturierten Prozessen, verlässlichen Stammdaten und klaren Verantwortlichkeiten ab. KI kann schlechte Daten und unklare Abläufe nicht kompensieren.
Finclair setzt sich deshalb intensiv mit der Frage auseinander, wie sich eine KI-gestützte Finanzbuchhaltung sinnvoll mit Microsoft Dynamics 365 Business Central verbinden lässt.
Apps statt monolithischer Individualentwicklung
Unternehmen erwarten heute, dass sich ein ERP-System flexibel erweitern lässt. Anstatt große, schwer wartbare Sonderlösungen direkt in den Standard zu integrieren, werden Funktionen zunehmend über klar abgegrenzte Apps und Connectoren ergänzt.
Dadurch können Unternehmen den Standard beibehalten und gleichzeitig spezifische Anforderungen abbilden.
Wie Finclair ERP-Projekte begleitet
Finclair begleitet mittelständische Unternehmen bei der Analyse, Einführung, Migration und Weiterentwicklung von Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Im Mittelpunkt stehen nicht einzelne Softwaremodule, sondern die reale Prozess- und Systemlandschaft des Unternehmens. Aus der Prozessanalyse entsteht ein priorisierter Projektplan mit klaren Meilensteinen, einem realistischen Aufwand und einem Fokus auf integrierte Lösungen.
Zu den Schwerpunkten gehören:
- Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Migration von Microsoft Dynamics NAV und Business Central On-Premises in die Cloud
- Optimierung bestehender Business-Central-Umgebungen
- Finanzbuchhaltung und Werteflüsse
- Einkauf, Vertrieb, Lager und Logistik
- Reporting und Controlling
- Datenmigration
- Schnittstellen und Systemintegrationen
- Entwicklung eigener Business-Central-Apps
- Schulung und Begleitung des Produktivstarts
Finclair entwickelt darüber hinaus eigene Produktbausteine für Reporting, Integrationen und automatisierte Finance-Prozesse.
Dazu gehören beispielsweise:
- Financial Reporting: Bilanz, GuV, BWA und Summen- und Saldenliste direkt in Business Central – inklusive Drill-down bis auf Postenebene.
- Circula Connector: Übernahme genehmigter Spesen und Reisekosten aus Circula in die Finanzbuchhaltung von Business Central.
- E-Commerce- und Schnittstellenlösungen: Anbindung von Shopsystemen und weiteren operativen Anwendungen an Business Central.
Dadurch werden ERP-Einführung, Reporting und Integrationen nicht als voneinander getrennte Projekte behandelt, sondern als Bestandteile einer durchgängigen Finance- und Prozessarchitektur.
Checkliste: ERP-Einführung vorbereiten
Vor dem Projektstart sollten folgende Punkte geklärt sein:
- Gibt es einen konkreten wirtschaftlichen oder organisatorischen Auslöser?
- Welche Ziele soll das neue ERP-System erreichen?
- Welche Geschäftsprozesse sind betroffen?
- Welche Prozesse verursachen heute Medienbrüche?
- Soll neu eingeführt, reimplementiert oder technisch migriert werden?
- Welche Gesellschaften und Standorte gehören zum Projektumfang?
- Welche Drittsysteme müssen angebunden werden?
- Welche historischen Daten werden benötigt?
- Wie ist die Qualität der Stammdaten?
- Wer übernimmt die interne Projektleitung?
- Welche Mitarbeitenden stehen als Key User zur Verfügung?
- Wer darf fachliche Entscheidungen treffen?
- Welche Anforderungen sind zwingend und welche optional?
- Welche Funktionen können über den Standard abgebildet werden?
- Welche Apps werden benötigt?
- Welche individuellen Entwicklungen sind unvermeidbar?
- Wie werden Tests und Abnahmen organisiert?
- Welches Rollout-Modell ist geeignet?
- Wie sieht der Cutover-Plan aus?
- Wer übernimmt Support und Weiterentwicklung nach dem Go-Live?
FAQ zur ERP-Einführung
Abschließende Gedanken
Ein ERP-System einzuführen bedeutet, Prozesse, Daten und Organisation neu aufeinander abzustimmen. Die Software ist dabei nicht der Ausgangspunkt, sondern das Werkzeug zur Umsetzung eines klar definierten Zielbildes.
Unternehmen sollten deshalb nicht mit der Frage beginnen, welche Funktionen ein ERP-System bietet. Wichtiger ist zunächst zu verstehen, welche Prozesse verbessert werden sollen, wo Medienbrüche entstehen und welche Daten für Entscheidungen benötigt werden.
Wer End-to-End-Prozesse betrachtet, den Standard konsequent nutzt, die Datenmigration frühzeitig plant und die späteren Anwender aktiv einbindet, schafft eine belastbare Grundlage für den Projekterfolg.
Finclair unterstützt mittelständische Unternehmen dabei, Microsoft Dynamics 365 Business Central nicht nur technisch einzuführen, sondern nachhaltig in die bestehende Prozess- und Systemlandschaft zu integrieren – von der Prozessanalyse über Migration und Implementierung bis zu Reporting, Apps und angrenzenden Systemen.
Sie planen die Einführung, Migration oder Optimierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central? In einem strukturierten Erstgespräch analysieren wir Ihre Ausgangssituation, die relevanten Prozesse und die bestehende Systemlandschaft und entwickeln daraus einen realistischen nächsten Schritt.
