Prozessorientierte Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central durch Finclair

Unternehmen müssen mehrere Schlüsselfaktoren sorgfältig berücksichtigen, um Initiativen zur digitalen Transformation erfolgreich einzuleiten. Leider berichtet Gartner, dass zwischen 50 % und 75 % der Initiativen zur digitalen Transformation erfolglos sind. Implementierungen von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) beispielsweise bringen oft nicht den gewünschten Nutzen, weil der Zeitplan zu eng gesteckt ist, die Anforderungen nicht ausreichend spezifiziert sind, die Kommunikation zwischen Beratern und Unternehmensvertretern unzureichend ist oder der Widerstand der Anwender zu groß ist. Um eine Implementierung erfolgreich abzuschließen, müssen sowohl der Kunde als auch der Implementierungspartner in der Lage sein, die anstehenden Probleme zu erkennen und zu verstehen, noch bevor die Projektumsetzung beginnt.

Wir bei Finclair wissen aus unserer Erfahrung, dass eine Microsoft Dynamics 365-Implementierung oft eine große Veränderung in der Arbeitsweise eines Unternehmens bedeutet und neue Wege der Geschäftsabwicklung eröffnet.Dies erfordert eine gründliche Analyse des aktuellen Zustands des Unternehmens, bevor Maßnahmen in Bezug auf die Neugestaltung von Prozessen, Reengineering, Implementierung oder Veränderung ergriffen werden – und wir wissen, dass sich dies am Ende auszahlt.

Wir verfolgen einen prozessorientierten Implementierungsansatz, der die Vorteile des Geschäftsprozessmanagements nutzt.

Jedes Unternehmen hat seine eigene Sprache, die die täglichen Abläufe im Unternehmen beschreibt.Gemeinsam mit unseren Kunden übersetzen wir diese Sprache und ihre branchenspezifische Terminologie in Geschäftsprozesse. Während der Dynamics 365-Implementierungsprojekte erleichtert diese Prozesssprache die Kommunikation, die das Unternehmen versteht; eine gemeinsame Sprache, die als Brücke zwischen Kunde und Partner dient. Sie ermöglicht es auch den Geschäftsanwendern, über ihre Bedürfnisse, die Werkzeuge und Technologien, die sie für ihre Arbeit verwenden, nachzudenken. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Erstellung ihrer eigenen Unternehmenssprache, die die täglichen Transaktionen und Aktivitäten enthält – was wir als Taxonomie bezeichnen.

Die Klassifizierung

Einfach ausgedrückt, kategorisiert eine Prozesstaxonomie die Prozesse einer Organisation in einer Hierarchie, die von der obersten Ebene – der Wertschöpfungskette – bis zur untersten Ebene – der Standardarbeitsanweisung – reicht.

Die Taxonomie einer Organisation sollte so gestaltet sein, dass sie das Geschäftsmodell des Unternehmens strategisch unterstützt. In Zusammenarbeit mit unseren Kunden erfassen und organisieren wir die Prozesse des Unternehmens oder den für die Systemimplementierung relevanten Teil in einem Prozess-Repository. Alle Prozesse werden hierarchisch angeordnet, mit Nummerierung, Etiketten und eindeutigen Referenzen. Zu Beginn des Implementierungsprojekts bietet die Verwendung der Prozesstaxonomie als Grundlage zahlreiche Vorteile, die wir in jeder Phase des Implementierungszyklus näher erläutern werden.

Bewertung und Entdeckung

In der Entwurfsphase fordern wir unsere Kunden auf, über den Status quo nachzudenken, bevor sie mit dem Systementwurf beginnen. Die Prozesstaxonomie ermöglicht es internen und externen Beteiligten, ein gemeinsames Verständnis für die anstehenden Probleme zu entwickeln. Sobald Transparenz über die aktuellen Herausforderungen geschaffen ist, sind die Geschäftsprozesse auch die Haupttreiber für die Definition der Lösung, die im Projekt implementiert werden soll. Sie werden daher nicht nur zur Beschreibung des Ist-Zustandes – des Status quo – sondern auch des Soll-Zustandes – der Lösung – verwendet. Im Rahmen der Diskussionen über das Systemdesign betonen wir, wie wichtig es ist, das Angebot von Microsoft Dynamics 365 zu maximieren und gleichzeitig den Umfang der Anpassung an die unternehmensspezifischen Anforderungen zu minimieren. Wir sind jedoch der Meinung, dass Technologie ein Enabler ist und dass das System den Betriebsabläufen des Kunden und seinen Geschäftsinteressenten dienen und zu ihnen passen sollte.

Genau diese Interessengruppen stellen die größte Herausforderung in der Discovery-Phase dar. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen D365-Implementierung liegt darin, eine Abstimmung über mehrere Abteilungen, Organisationsebenen oder sogar Länder hinweg zu erreichen. Daher strukturieren wir unsere Design-Diskussionen auf der Grundlage von End-to-End-Prozessen über Abteilungen, Organisationsebenen und Länder hinweg. Die Zeit, die wir in der Discovery-Phase aufwenden, um eine funktionsübergreifende Abstimmung vor der Implementierung zu erreichen, ist von entscheidender Bedeutung, da die entworfenen Soll-Prozesse als Grundlage für die Anforderungserfassung und das Management des Projektumfangs dienen werden. Darüber hinaus sind diese Prozesse auch für interne und externe Prüfer – insbesondere bei Finanzprozessen – sowie für Zertifizierungsstellen wie ISO oder IATF relevant.

Ein weiterer, häufig vernachlässigter Vorteil einer sorgfältigen Prozessgestaltung in dieser Phase ist die Systemsicherheit. Prozesslandkarten enthalten alle relevanten Informationen für die Gestaltung von Systembenutzerrollen und -berechtigungen, einschließlich der Regeln für die Aufgabentrennung, sowie die Möglichkeit, die Risiken und Kontrollen des Unternehmens abzubilden. Um diese Detailtiefe in den Geschäftsprozessen zu erfassen, konzentrieren wir uns bei Finclair in unseren Prozesslandkarten auf vier Prozessdimensionen: Rollen, Aufgaben, System und Daten.

Nutzung des BPM-Systems

Ein weiterer wichtiger Faktor, der zu einer erfolgreichen D365-Implementierung und -Einführung beiträgt, ist eine Business Process Management (BPM)-Plattform. Eine BPM-Plattform enthält das gesamte Prozess-Repository des Unternehmens, auf das alle Projektbeteiligten zugreifen können. Es gibt mehrere Softwareanbieter, die eine BPM-Plattform anbieten, z. B. Signavio, Camunda und andere. Während die BPMN-Prozessnotation als Sprache für die Zusammenarbeit mit dem Kunden dient, erleichtert eine BPM-Plattform die Kommunikation zwischen dem Kunden, unseren funktionalen Beratern und den technischen Beratern, die überprüfen müssen, ob der Umfang innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens erreicht werden kann. Diese Plattform kann auch nach der Systemimplementierung für das Onboarding von Mitarbeitern, die Analyse der Unternehmensleistung, Prozessoptimierungsprojekte, externe Audits oder die Abbildung von Risiken und Kontrollen verwendet werden.

Implementierung

Unabhängig davon, ob sich unsere Kunden für eine Wasserfall- oder eine agile Implementierungsmethodik entscheiden, führt die Aufteilung des Implementierungsaufwands in End-to-End-Prozesse und sinnvolle Teilprozesse zu einem Umfang, der sowohl für die Geschäfts- als auch für die Technikteams überschaubare und verständliche Arbeitseinheiten darstellt. Dies ermöglicht eine bessere Kommunikation zwischen den beiden Welten und stellt sicher, dass die Implementierungsarbeit auf Aufgabenebene mit den Teilprozessen in Verbindung gebracht werden kann – daher ist es für Geschäftsanwender einfacher, Entwürfe im geschäftlichen Kontext zu überprüfen und zu bewerten. Während der Implementierung nutzen wir auch unsere bereits erwähnte Prozesstaxonomie, um die Arbeitsreihenfolge zu bestimmen und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Geschäftsfunktionen, Abteilungen und Rollen aufzuzeigen. Die Fokussierung auf den Umfang der Geschäftsprozesse während der Implementierung reduziert auch den Aufwand für unnötige Anpassungen und führt zu einer schnelleren Bereitstellung der Funktionen in D365.

Im Vergleich zur Arbeit an einer DevOps-Aufgabe oder einem Designdokument ohne die richtige Verankerung in einem Geschäftsprozess bietet der Prozesshintergrund einen besseren Kontext für Entwickler, der alle Auswirkungen einer Build-Aufgabe aufzeigt. Unser prozessorientierter Ansatz bietet eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sich die implementierten Aufgaben und Aktivitäten zu einer kohärenten und gut funktionierenden Lösung zusammenfügen. Die Überprüfung der Lösung, bei der die neuen Prozesse zunächst in Form von Geschäftsprozessen erklärt werden, verbessert die Qualität und Nützlichkeit der Geschäftsüberprüfung erheblich, da der technische Implementierungsjargon auf ein Minimum reduziert wird und stattdessen die Geschäftssprache im Vordergrund steht. Die Darstellung des schrittweisen Fortschritts bei Aufbau und Entwicklung in der Geschäftsprozesssprache stärkt das Vertrauen des Unternehmens in das Projekt. Dies hat sich als Schlüssel zum Erfolg des Projekts erwiesen.

Test

Sobald wir die Testphase mit unseren Finclair-Kunden erreicht haben, können wir den größten Nutzen aus unserem prozesszentrierten Ansatz ziehen. Abgesehen vom engen Fokus der Unit-Tests und einiger nicht-funktionaler Tests basieren alle anderen Testarten auf einer Form der Prozessdefinition.

Während der funktionalen Testphase, der Integrationstestphase und der UAT unterteilen wir die Testfälle und ihre erwarteten Ergebnisse auf der Grundlage der Geschäftsprozesse und melden den Testfortschritt anhand des Prozess-Repositorys. Der Prozessfokus trägt dazu bei, eine vollständige Testabdeckung zu gewährleisten und ermöglicht eine frühere Erkennung von fehlenden oder unzureichend definierten Funktionen oder Prozessen.

Launch & Train

Wenn wir die D365-Implementierung abgeschlossen haben, erstellen wir vor dem Go-Live prozessbasierte Systemschulungen, um den Geschäftsanwendern das System vorzustellen. Diese Schulungen werden von unseren Kunden auch zu einem späteren Zeitpunkt genutzt, wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen oder bestehende Benutzer ihre Rolle ändern. Sie ermöglichen es denjenigen, die neu in das System einsteigen, den Geschäftsprozess zu verinnerlichen und gleichzeitig zu verstehen, wie dieser Prozess im System abläuft, und erhöhen die Akzeptanz im Unternehmen.

Operate & Stabilize

Das im Rahmen des Projekts geschaffene Prozess-Repository ist in der Tat mehr als nur ein Implementierungsrahmen. Es hilft auch bei der Unterstützung der Lösung nach ihrer Einführung. Das Support-Team, sei es ein internes oder externes AMS-Team, muss häufig gemeldete funktionale Probleme reproduzieren, um die Grundursachen zu untersuchen. Eine robuste prozessbasierte Definition des Ablaufs ermöglicht es dem Support, die durch den vereinbarten Standardprozessablauf definierten Schritte nachzuvollziehen. Die visuelle Darstellung und Beschreibung des Prozesses ermöglicht es dem Supportteam, bei der Besprechung der Probleme eine gemeinsame Sprache mit dem Geschäftsanwender zu sprechen. Sollte sich das Unternehmen für einen externen Application Managed Service (AMS)-Partner entscheiden, können die Prozesse auch als Grundlage für die Definition von Service Level Agreements (SLA) dienen, da sie den Umfang und das erwartete Ergebnis jedes Geschäftsbereichs klar beschreiben.

Zusammenfassung

Wie wir in diesem Artikel beschrieben haben, sehen wir bei Finclair Prozesse als Grundlage für die Definition des Lösungsumfangs, aber auch als nützliches Werkzeug während und nach der Lösungsimplementierung. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein prozessorientierter Implementierungsansatz folgendes sicherstellt:

Verbindungen zwischen Geschäftseinheiten, Rollen, Funktionen, Schritten auf Aufgabenebene und Systemen werden in der DISCOVERY-Phase identifiziert und alle Beteiligten haben ein gemeinsames Verständnis des Ist- und Soll-Zustands (Lösung)
IT- und Business-Teams sprechen in der IMPLEMENTIERUNGS-Phase eine gemeinsame Sprache und die aus den Prozessen abgeleiteten Entwicklungsaufgaben decken alle erforderlichen funktionalen Elemente ab
inkrementelles Testen von Prozessen und Teilprozessen während der TEST-Phase, was wiederum dazu beiträgt, die Qualität der Lösung zu verbessern
Die Benutzerakzeptanz der Lösung ist aufgrund der auf die End-to-End-Geschäftsprozesse ausgerichteten Benutzerschulung/Onboarding hoch.
Der Übergang in den Systembetrieb kann reibungslos an interne oder externe Betriebsteams übergeben werden, wobei das Geschäftsprozess-Repository als zentrales Ergebnis gilt.

Was wir nicht angesprochen haben, ist der Einfluss, den Geschäftsprozesse auf Optimierungsprojekte haben können – aber das heben wir uns für einen anderen Blogartikel in der Zukunft auf.

Haben wir Ihr Interesse an diesem Thema geweckt oder haben wir einige der Probleme skizziert, mit denen Sie derzeit bei Ihrer D365-Implementierung konfrontiert sind?

Wir bieten Ihnen volle Unterstützung bei Ihrer Microsoft Dynamics 365-Implementierung mit unserem bewährten prozesszentrierten Ansatz.

Wenn Sie mehr wissen möchten, kontaktieren Sie uns bei Finclair über unser Kontaktformular und lassen Sie uns Ihren Weg zu einer erfolgreichen D365-Implementierung besprechen!